Errores más comunes en la organización de eventos

Planear un curso, conferencia o taller no es una labor que se lleve a cabo en un par de días. Según los grandes profesionales, organizar un evento es tratar que todo salga correctamente y subsanar aquellos pequeños imprevistos con la mayor efectividad y discreción posible para que no altere el buen funcionamiento del evento. En el artículo de esta semana repasamos algunos errores más frecuentes a la hora de organizar un evento.

Organizar un evento es tratar que todo salga correctamente y subsanar los pequeños imprevistos con la mayor efectividad y discreción posible

No establecer objetivos

Es esencial saber cuáles son los objetivos del evento a organizar y qué quieres conseguir con este: presentar un nuevo producto, crear relaciones con proveedores, motivar al personal, fidelizar a tus clientes, entre otras metas a conseguir. Tener claro esto facilitará la organización y planificación. Y además, nos aseguraremos el éxito.

Fecha inadecuada

A la hora de organizar un evento es necesario tener en cuenta los festivos nacionales y locales, los eventos importantes del sector, además de evitar los periodos vacacionales. En cuanto al día de la semana, los lunes son el peor día para celebrar un evento, porque lo habitual es reservarlos para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y viernes se consideran los mejores días ya que rompen la rutina laboral.

Falta de publicidad del evento

Si deseas planificar un evento debes hacerle publicidad. Es recomendable que meses antes se le de protagonismo y difusión por los medios más efectivos. Las Redes Sociales pueden ayudar notablemente en este cometido, ya que son ideales para hacer que el contenido se comparta y llegue a más personas de forma rápida y sencilla. Pero no es aconsejable limitarse a esta sola plataforma.

También es necesario informar a los medios de prensa y contactar con personas que puedan ser influyentes en relación a la temática del evento. Otro medio efectivo para hacer publicidad es el email marketing. Además, es recomendable tener una base de datos de invitados del evento, que permitirá agilizar el proceso para organizar futuros eventos. Y además, nos aseguraremos el éxito.

Impuntualidad del planner

Algunos planners llegan tarde a los eventos y esta práctica supone un error garrafal. Otras malas costumbres son irse antes de que acabe el evento o no saludar a los invitados, por ejemplo. De hecho, si eres el organizador del evento tienes la obligación de ser el primero en acudir y el último en salir. Es necesario tomar contacto con la gente, atender a los ponentes a su llegada o despedir a los invitados, entre otras tareas.

El organizador del evento tiene la obligación de ser el primero en llegar y el último en irse

No darle la importancia necesaria a los días posteriores

Es una equivocación pensar que los días posteriores al evento no tienen el mismo valor que la propia fecha del acontecimiento. Tras el evento, tanto el cliente como el equipo de trabajo hacen comentarios, sugerencias y críticas.

Darle la importancia debida al post evento permitirá saber la información necesaria para hacer correcciones o para saber qué aspectos triunfaron y deben continuar en futuros eventos. Para hacer este análisis posterior es idóneo observar todo lo que suceda durante el evento: expresiones, opiniones y reacciones.

Falta de calidad en la plantilla

Sé profesional en la contratación del personal para organizar un evento de altura. Debes actuar con rigor y contratar a una plantilla formada y con experiencia amplia, además de que hable idiomas si es posible. Es importante publicar anuncios y hacer una prueba previa, así como un proceso de selección adecuado para poder trabajar con los mejores profesionales.

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