Cómo elaborar un presupuesto desde cero para tu evento
Todos sabemos que el presupuesto es un aspecto clave para el éxito de cualquier evento, sea un congreso, una convención o el estreno de una marca. Repasamos cómo elaborar un presupuesto para la organización de eventos.
El presupuesto disponible determinará las decisiones que se tomarán para organizar el evento. Además, uno de los puntos importantes en este sentido es tener la capacidad de mantenerse, como agencia, dentro del presupuesto presentado por el cliente.
Cuando se realiza un presupuesto para un evento, es imprescindible conocer qué elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que hagan posible cubrir los costes. A su vez, hay que diferenciar los costes fijos y variables, con el objetivo de calcular mejor un gasto para tu próximo evento.
Es imprescindible conocer qué elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que hagan posible cubrir los costes
¿Por qué hay que elaborar un presupuesto para un evento?
Uno de los grandes retos para los planificadores de presupuestos es administrar lo mejor posible los gastos e ingresos para poder alcanzar los objetivos financieros marcados por su compañía, así como medir con precisión el éxito de su evento.
El presupuesto es una herramienta fundamental que nos dará una visión más clara y realista de los recursos materiales y financieros que deberemos poner encima de la mesa para que nuestro evento sea un éxito. Debe elaborarse de forma muy detallada, minuciosa y organizada. Siempre que nos ajustemos al presupuesto previsto tendremos menos sorpresas desagradables durante todo el proceso.
Gastos generales
Hay que ser realista y saber que existen unos gastos generales que son inevitables. Algunos costes de los que no podrás prescindir son los alimentos, las bebidas, el personal, el material audiovisual, el alquiler de la sala o la inversión en una estrategia de marketing para darle promoción al evento.
Es importante darse cuenta que el evento debe centrarse en la experiencia del invitado, por lo que la inversión económica debe sumar valor al propio evento. No es aconsejable ahorrar en aquellos elementos que van a tener un gran impacto como por ejemplo, algunos tipos de ponencias u otras actividades de ocio.
El evento debe centrarse en la experiencia del invitado, por lo que la inversión económica debe sumar valor al propio evento
Costes fijos y variables
No es menor la importancia de los costes fijos y variables para presupuestar un evento. Los costes fijos son aquellos que no varían en relación al número de asistentes y se calculan como una cantidad total. Por otro lado, los variables son los costes que dependen del número de asistentes y siempre se realiza el cálculo por persona.
Costes fijos
Son un tipo de gasto obligatorio cubrir más allá del número de asistentes al evento. En este grupo se encuentran el emplazamiento del evento, producción pre-evento, difusión y promoción, cartelería propia que se usará durante el evento, o el sistema de inscripción y acreditación y los gastos de treansporte y alojamiento, en caso de que fuera necesario.
Costes variables
Por otro lado, los costes de tipo variable se definen según la cantidad de asistentes. Entre ellos podemos mencionar los servicios de comidas o cenas, el coffee break, el catering, además del personal contratado temporalmente para los días que tiene lugar el evento, así como el personal de seguridad y limpieza.
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